Eizioni: Il Sole 24 Ore
Pubblicazione: Il quotidiano del Fisco del Sole 24 Ore del 09/12/2019

Le note spese dei dipendenti e i relativi documenti a supporto possono essere conservati anche in formato digitale, ma occorre porre attenzione ai documenti cosiddetti unici.

In tema di note spese, l’agenzia delle Entrate, attraverso un primo interpello, il n. 388 del 2019, è intervenuta precisando che è consentita la dematerializzazione e la successiva conservazione digitale della nota spese e dei relativi allegati, secondo le disposizioni contenute nel «Codice dell’amministrazione digitale»- il Dlgs 82/2005. L’articolo 22 di tale decreto prevede che le copie per immagine di un documento analogico prodotte su un supporto informatico devono garantire lo stesso contenuto e la stessa forma dei documenti analogici originali.

Non solo. Affinché le copie digitali possano garantire la stessa efficacia probatoria dei documenti originali analogici da cui sono estratte, occorre distinguere tra documenti «unici» e documenti «non unici».

Secondo il Codice dell’amministrazione digitale si è in presenza di documenti analogici «non unici» qualora risulti possibile risalire al loro contenuto attraverso altri documenti o scritture, anche in possesso di terzi, per i quali risulti obbligatoria la conservazione. Viceversa, sono documenti analogici «unici» quei documenti per i quali tale possibilità è esclusa.

La differenza non è di poco conto visto che qualora il documento analogico sia «unico» occorre l’intervento di un notaio o di altro pubblico ufficiale affinché sia garantita la conformità tra il formato analogico e il corrispondente documento digitale.

Attraverso un successivo interpello, n. 403 del 2019, l’agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti sempre in tema di conservazione digitale della nota spese e dei relativi allegati. In particolare viene analizzata la procedura proposta dalla società interpellante che prevede i seguenti passaggi: (i) i documenti giustificativi di spesa sono acquisiti come documenti informatici, anche attraverso una copia per immagine qualora l’originale sia cartaceo, (ii) il dipendente crea la nota spese informatica, allegando i giustificativi digitali precedentemente acquisiti, accedendo a un portale dedicato alle trasferte all’interno del quale il dipendente stesso è identificato in modo univoco, (iii) la nota spese viene approvata e autorizzata dal responsabile individuato dall’azienda, che controlla i documenti inseriti potendo così rifiutare l’intera nota spese ovvero solo i costi ritenuti non inerenti, (iv) la nota spese e i relativi allegati, approvata dal responsabile, viene conservata elettronicamente.

A tal proposito l’istante ritiene che la nota spese così creata rappresenti un documento informatico idoneo a documentare i costi sostenuti in sede di trasferta, garantendo la deducibilità dei costi in capo all’impresa; la conservazione in questo caso può avvenire in formato digitale senza la necessità di conservare la copia analogica dei giustificativi.

Facendo presente che un documento analogico avente rilevanza fiscale, per poter essere conservato solo in modalità digitale, deve garantire l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità nel tempo, l’agenzia delle Entrate evidenzia che l’istante può procedere alla dematerializzazione degli originali analogici solo qualora la procedura informatica ideata per gestire le trasferte dei dipendenti garantisca le caratteristiche appena evidenziate.

Viene altresì evidenziato, sempre dall’Agenzia, che da un punto di vista fiscale l’obbligo di conservazione digitale è riferito solo alle fatture elettroniche.